intro image

(Door Karine van den Noort)
‘Heb je nog tips voor mij hoe je je grenzen bewaakt? Ik ga er gillend overheen. Mijn klant vraagt alle aandacht, tot ver in de avond.’ Mijn collega appt me een vraag die ik zelf zó herken. En jullie wellicht ook. Je zit middenin een project met een giga deadline en gedurende de looptijd wordt deze klus hoe langer hoe groter. Hoe houd je dan je tijd en je budget in de hand? 

Allereerst: accepteer dat deze klussen er zijn. Zeker als je in de marketing of communicatie werkt, moet je om kunnen gaan met deadlines. Klaar. Het is bovendien de ultieme kans om je onmisbaar te maken bij deze (interne of externe) opdrachtgever. Wees er dus blij mee! 

Deze manager of projectleider zit met een deadline, een prestigeklus of een lancering en het enige wat hij nodig heeft, is: iemand.die.helpt. Zonder piepen. Een avond overwerken, een paar weken knallen of het weekend doorhalen, daar wordt niemand slechter van. 

Maar..het moet natuurlijk niet structureel worden én: je moet al die uren wel betaald krijgen. Anders werk je voor de kat zijn viool. 

Dus.

Wat doe je? 

Hier wat dingen die ik heb geleerd (schade en schande he..).

Het begint bij zorgvuldige voorbereiding:

Leg vooraf in een resultaat omschrijving heel precies vast wat je levert en welke tijdsinspanning en budget hiermee gemoeid is. (Dus niet: ontwikkeling website, maar: briefen sitebouwer, schrijven webteksten, enz) Werk je voor een externe klant, dan laat je dit ondertekenen. Dit is je vertrekpunt en bekijk je elke week. Lever jouw opdrachtgever wekelijks een korte rapportage van wat je deed. Zijn er aanvullende vragen gekomen? Dan benoem je die, met een inschatting van evt extra uren die je nodig hebt, en daar vraag je toestemming voor. Dus niet achteraf mee aankomen, nooit!

Kijk vooraf goed, kan je deze klus echt aan? Als het een evenement of lancering is, kun je vaak al aanvoelen dat er meer tijd in gaat zitten. Je hebt dus buffertijd nodig in je weekplanning. Vrije uren/dagdelen waarop je kan uitlopen. Zo houd je de avonduren en weekenden vrij. Let op: kijk ook hier heel precies, dus tel alle uren die je 'netto' hebt dus de reistijd eraf, de tijd die je nodig hebt om de kinderen van de BSO te halen, je lunches inclusief het klaarmaken/halen van je lunch. Ook tijd die je kwijt bent met andere opdrachten, haal je er natuurlijk af. Hoeveel tijd heb je dan nog over? Dat is wat je beschikbaar hebt. (Valt nog tegen he:-) (NB: Deze tips van uren tellen heb ik van Patty Golsteijn, super confronterend maar zo goed. Volg haar..)

Heb je te weinig uren voor het goed coördineren van deze klus, dan hoef je niet direct nee te zeggen. Zoek eerst of een collega of virtual assistent  je kan helpen. Daarmee voorkom je bovendien dat je in alle details wordt ‘gezogen’ en het overzicht verliest. Het zal even wennen zijn (zelfs jij kan niet alles zelf, en je draagt natuurlijk budget af) maar het levert je zoveel flow, overzicht en werkplezier op. Doen!

Dat gezegd hebbende.

Wat doe je als je al midden-in de klus zit en tot over je oren...

Neem een middag vrij. En kijk van een afstand naar de klus. Of vraag iemand die goed op hoofdlijnen kan denken. (Niet je oom die boekhouder is!). Het helpt je om vanuit de helikopter naar de klus te kijken, deze in stukjes te hakken en te bepalen wat je zelf moet doen, en wat je eventueel kan automatiseren of uitbesteden.

Maak het bespreekbaar met je opdrachtgever. Niet op de 'whellup-manier..' maar professioneel en pas als je de helikopterview hebt. Vertel hem hoe jij de klus vanaf nu wilt managen, zodat hij zijn resultaten gaat halen.

Begin vervolgens bovenaan bij het kopje 'voorbereiding'.

Succes!:-)

PS Laat je me weten of je iets hebt aan deze tips?

En: hulp nodig van een van onze collega's? Ze zijn ervaren, kundig, werken zelfstandig en we kunnen, doordat we een netwerk zijn, echt razendsnel opschalen. Bel me dus gerust als je 'klem' zit!

Karine (06 5777 89 03)