intro image

(Door Jeanet van der Linden)
Laatst kreeg ik een mail van een opdrachtgever. ‘Wil je vanmiddag Tineke X bellen’. Re: ‘stukkie voor jubileumbundel’. Eronder een mailwisseling met zeven urls van mensen die elkaar vragen: ‘doen we hier nog iets mee?’ Blijkbaar was het de bedoeling een ‘stukkie’ op te hoesten, maar waarover precies? Mijn opdrachtgever was onbereikbaar en degene die ik moest bellen wist nergens van.

Ik had natuurlijk nee kunnen zeggen, maar na wat gemopper ging ik aan de slag. Bakende een onderwerp af, maakte keuzes met betrekking tot insteek, genre, omvang, te citeren personen en benodigd beeld, en leverde een artikel aan. Wat gelukkig kant én wal raakte. Maar dat had ook heel anders kunnen aflopen. 

Niet handig
Want handig is dit natuurlijk niet. In de communicatie – en waar trouwens niet - is het heel normaal je te verplaatsen in de ander voordat je iemand aan het werkt zet. Maar in de praktijk blijkt dat om allerlei redenen lastig. Terwijl een artikel of verloop van een communicatietraject staat of valt met van tevoren aangegeven relevante kaders. Een goede briefing is het halve werk. Doe je dat niet, dan zie je dat gegarandeerd terug in het vervolg. En meestal niet op een manier waar jij of je opdrachtnemer blij van worden.

Neem dus even de tijd om na te denken over wat de ander nodig heeft om jouw opdracht goed uit te kunnen voeren. Of vraag daar als opdrachtnemer expliciet naar, voordat je ‘in het wilde weg’ gaat adviseren of produceren. Dat scheelt niet alleen een hoop werk en frustratie, maar is ook professioneel en respectvol. En het verhoogt de betrokkenheid tussen mensen die samenwerken aanzienlijk. En wie wil dat nu niet?

Tips:
·       Beantwoord bij het maken van een briefing de 5 W’s: Wie, wat waar, waarom, wanneer (hoe). Dan kom je al een heel eind.

·       Stel je zelf de vraag: ‘Als ik dit project zou moeten uitvoeren, welke informatie en andere randvoorwaarden heb ik dan nodig om van start te gaan?

 

 Jeanet van der Linden